Managementul unei organizații non-profit în România vine cu multe provocări. Printre cele mai importante este atragerea cu greu a oamenilor buni, la care se adaugă atriția (care se referă la angajații care părăsesc voluntar o organizație) și sindromul de burnout. Un studiu din 2015 arată că angajații din sectorul neguvernamental din domeniul serviciilor sociale din România sunt mai predispuși la burnout (Craiovan, 2015). Iar apariția burnout-ului este legată și de neclaritatea sarcinilor de lucru, nealinierea la valorile organizației și feedback-ul inconsistent din partea managerilor (o serie de articole am scris pe blog aici).
Multe studii arată că modul în care setăm și clarificăm așteptările, introducem noii colegi în echipă, în cultura organizațională și le dăm acces facil la resurse au un impact enorm în performanță, retenție și mai ales în implicarea la muncă și starea de bine a acestora. Este un proces de învățare și descoperire pentru întreaga echipă, nu doar pentru persoana care tocmai s-a alăturat organizației.
Ce sunt procesele de Induction și Onboarding?
Onboarding-ul este un proces, o călătorie. Este mult despre emoții, despre a satisface nevoile psihologice cu care venim într-o echipă. Este despre introducerea noului membru al echipei în cultura organizațională (aka modul în care facem noi lucrurile pe aici). În această etapă vedem cultura organizației, relațiile din echipă, cum ne putem dezvolta real, ce putem oferi și ce putem învăța.
Onboarding-ul durează până noul coleg este integrat în echipă, își cunoaște rolul și poate performa eficient, cunoscând instrumentele și noile responsabilități. Nu are o durată predefinită, deși este estimat la șase luni până la un an.
Pre-onboarding-ul începe înainte de ziua 1. Acesta include descrierea rolului, aspectele discutate în faza de interviu, modul în care se face negocierea salariului și a beneficiilor etc. și, în general, interacțiunea până în prima zi oficială de lucru. Autenticitatea este foarte importantă în pre-onboarding. Dacă ce discutăm la interviu (responsabilități, beneficii, cultura organizațională) sunt mult diferite de realitate, atunci am creat deja premisele pentru frustrare.
Induction-ul este despre cum spunem bun-venit în organizație, prezentarea membrilor echipei și a resurselor principale, primele impresii. În primele zile efective de muncă, noul membru al echipei își cunoaște colegii, sediul (fie el virtual), instrumentele principale de lucru, procedurile și politicile în mare.
De ce avem nevoie de ele? Câteva date:
- Brandon Hall Group: poate crește retenția cu până la 82% și productivitatea cu peste 70% (vezi aici întreg brieful)
- Gallup: Noii angajați care au trecut printr-un onboarding bun sunt de 2.6 ori mai predispuși să le placă noul job și deci să rămână în el
- Probabilitatea ca angajații să fie în aceeași organizație după 3 ani este cu 69% mai mare când trec printr-un onboarding structurat (vezi aici)
- Este mult mai ieftin să faci onboarding decât să suporți costul plecării din echipă a unui om bun.
Cum poți dezvolta un proces eficient de onboarding?
Consider că un proces eficient de onboarding este bazat pe autenticitate, claritate și conexiune. Dacă vrei să creezi un astfel de proces într-o organizație mică, fără un buget dedicat, nu este musai să digitalizezi procesul prin tool-uri scumpe, deși o serie de instrumente există pe piață și pot fi de real folos.
Poți pleca de la câteva lucruri de bază, imaginând călătoria unui nou coleg în organizație, încă din faza de creionare a rolului. Iată câteva întrebări care te pot ajuta:
- Descrierea job-ului este clară pentru cei implicați în recrutare? Este prezentată clar și autentic?
- După acceptarea rolului, care va fi interacțiunea noului coleg/noii colege cu organizația înainte de prima zi efectivă de lucru?
- Cum arată prima zi în organizație? Va primi un document de bun-venit/handbook, va avea un buddy (coleg asignat) în primele săptămâni, cine îi va prezenta sediul și îl/o va introduce colegilor? Cum și când îl/o prezentăm în exterior?
- Cum creăm premisele pentru a fi ușor acceptat/ă de restul echipei?
- Cu ce recurență vei oferi și vei cere feedback în prima lună? Dar în primul an și mai departe?
- Cum arată procesul de review și de adaptare la rol (prin dobândirea/dezvoltarea unor competențe necesare rolului, fie prin adaptarea rolului pentru a acomoda competențe sau aptitudini ale persoanei – cu acceptul său, desigur).
Primele zile în organizație
În prima săptămână este foarte util un document care să conțină informații generale despre organizație. Iată câteva idei despre ce poate conține:
- Prezentarea echipei, cu date de contact și un mesaj de bun-venit din partea fiecărui membru. Dacă echipa este prea mare, pot fi incluse doar persoanele relevante pentru rol.
- Descrierea organizației, scurt istoric, valori, misiune ș.a.m.d.
- Departamente/roluri în organizație și mod de lucru.
- Momente importante în echipă (întâlniri recurente, cum sărbătorim anumite momente – zile de naștere, ziua organizației ș.a.m.d).
- Comunicare internă (care sunt canalele comune de comunicare, dacă există newsletter intern ș.a.m.d).
- Alte detalii relevante și nepublice despre programele și proiectele specifice organizației.
Acestea sunt doar câteva idei. Personalizează în funcție de specificul organizației și al persoanei nou angajate/voluntarului. Spre exemplu, dacă aceasta nu a mai lucrat până acum în mediul ONG, poți pregăti câteva date și link-uri despre sectorul non-profit din România. Similar, pot fi date despre refugiați sau alte informații care țin de misiunea specifică a organizației.
Dacă ai nevoie de ajutor în a dezvolta un astfel de proces pentru organizația ta, mă poți contacta la hello@simona-adam.ro. M-aș bucura să lucrăm împreună, folosind cunoștințele mele de psihologie, coaching și cei peste 13 ani petrecuți în sectorul non-profit și cel de business, în corporații și startup-uri.
Tu cum primești în echipă noii colegi?
